گنج دانش برای مدرسهها و شرکتها: خرید عمده
خرید سازمانی با یک فهرست دقیق شروع میشود و با پیشفاکتور و فاکتور رسمی بسته میشود؛ این صفحه هر دو را توضیح می‌دهد.
مسئول خرید یک مدرسه یا یک شرکت معمولاً با فهرستی از اسم‌های کلی شروع می‌کند: «خودکار»، «کاغذ»، «ماژیک». از روی چنین فهرستی پیشفاکتور دقیقی درنمی‌آید. دو پیشنهاد را هم نمی‌شود با هم مقایسه کرد و واحد مالی اعتبار لازم را تامین نمی‌کند.
گنج دانش از سال ۱۳۵۹ در نازی‌آباد تهران کار می‌کند و خرید سازمانی مدرسهها، آموزشگاه‌ها، دفترهای فنی و شرکتها بخش ثابتی از کار آن است. این صفحه می‌گوید فهرست سازمانی را چطور بنویسید، برای هر گروه کالا به کدام راهنما نگاه کنید، و درخواست پیشفاکتور را از کجا بفرستید.
- پیشفاکتور و فاکتور رسمیبرای مناقصه، تامین اعتبار و بایگانی مالی، هر دو صادر میشود.
- قیمت در تعدادقیمت خرید عمده روی خود فهرست و تعداد هر ردیف بسته میشود.
- بازخوانی فهرستفهرست کلی به ردیف‌های مشخصه‌دار تبدیل میشود، پیش از صدور پیشفاکتور.
- یک تامین‌کنندهلوازم‌التحریر، ملزومات اداری، ابزار هنری و مهندسی، در یک درخواست.
اگر روال خرید سازمانی برایتان تازه است، خرید سازمانی در پنج قدم را اول بخوانید.
پیشفاکتور و فاکتور رسمی
دو سند با دو کاربرد متفاوت، و بیشترین پرسشی که در تماس‌های سازمانی تکرار میشود. پیشفاکتور سند پیش از خرید است و فهرست ردیفها، تعداد، مشخصه و مبلغ را نشان می‌دهد. با همین سند واحد مالی اعتبار را تامین می‌کند و مدیر خرید دو پیشنهاد را کنار هم می‌گذارد. فاکتور رسمی سند پس از خرید است و در دفاتر قانونی مجموعه ثبت میشود.
فاکتور رسمی صادر میشود. خرید سازمانی از گنج دانش، چه مدرسه و چه شرکت، با فاکتور رسمی انجام میشود. اگر فاکتور با مالیات بر ارزش افزوده لازم دارید، همان ابتدا در متن درخواست بنویسید. پیشفاکتور از اول با همان شکل صادر میشود و دوباره‌کاری پیش نمی‌آید.
برای صدور فاکتور رسمی این پنج قلم لازم است. بهتر است همراه خود فهرست فرستاده شود تا رفت‌وبرگشت کمتری لازم شود:
- نام کامل و رسمی مدرسه، آموزشگاه یا شرکت، همان‌طور که در اسناد ثبتی آمده.
- شناسه ملی مجموعه و کد اقتصادی، در صورت داشتن.
- نشانی کامل و کد پستی ده رقمی.
- نام و شماره تماس مسئول پیگیری خرید.
- اینکه فاکتور با مالیات بر ارزش افزوده لازم است یا بدون آن.
روش پرداخت، زمان آماده‌سازی و شکل تحویل به حجم و ترکیب همان فهرست بستگی دارد و همراه پیشفاکتور اعلام میشود. در این صفحه عدد ثابتی برای هیچ‌کدام نوشته نمی‌شود، چون فهرست دو مدرسه هیچ‌وقت یکی نیست.
اول مصرف را بشمارید، بعد سفارش بدهید
عدد سفارش عمده باید از مصرف واقعی بیاید، نه از حدس. یک ماه برداشت از کمد ملزومات را بنویسید و سفارش را روی همان عدد ببندید. خرید یک‌باره‌ی یک‌ساله یعنی ماژیک خشک‌شده و کاغذ موج‌دار؛ هر دو هزینه‌اند، نه صرفه‌جویی.
یک برگه‌ی ساده‌ی برداشت، با همین سه ستون، بعد از چهار هفته عدد سفارش را خودش به دست می‌دهد:
| قلم | برداشت چهار هفته | سفارش سه‌ماهه |
|---|---|---|
| کاغذ ۸۰ گرمی | ۶ بسته | ۲۰ بسته |
| ماژیک وایت‌برد | ۱۸ عدد | ۶۰ عدد |
| سوزن منگنه ۲۴/۶ | ۲ جعبه | ۶ جعبه |
روش شمارش و نقطه‌ی سفارش مجدد در چک‌لیست ملزومات اداری با جدول نمونه آمده است. در مدرسه این شمارش را برای هر پایه جدا انجام دهید؛ مصرف کلاس اول و کلاس دوازدهم هیچ شباهتی به هم ندارد.
یک مدل برای همه، نه ده مدل
در خرید عمده، یکسان بودن از تنوع مهم‌تر است. وقتی همه‌ی کلاس‌ها یا همه‌ی اتاق‌ها یک مدل ماژیک و یک مدل منگنه دارند، سوزن و مغزی یدکی هم یکی میشود. کمد ملزومات شلوغ نمی‌شود و سفارش بعدی در یک خط نوشته میشود.
پیش از فهرست کردن، از هر قلم یک نمونه را دو هفته امتحان کنید؛ کار با یک خودکار بیشتر از هر توضیحی می‌گوید. برای قلمی که به دست همه می‌رسد، تفاوت خودکار و روان‌نویس کمک می‌کند انتخاب با کاغذ دفتر هماهنگ شود. کاربرد هر برند هم در راهنمای برندهای لوازم‌التحریر آمده است.
برای مدرسهها و آموزشگاه‌ها
خرید مدرسه دو بخش جدا دارد که بهتر است در فهرست هم جدا بمانند: ملزومات دفتر مدرسه، و مصرف کلاس.
در کلاس، ماژیک وایت‌برد زودتر از هر چیزی تمام میشود و بیشترین اشتباه هم همین‌جاست. پیش از سفارش راهنمای خرید وایت‌برد را ببینید تا ماژیک دائمی به‌جای ماژیک وایت‌برد در فهرست نیاید. اگر مدرسه برای دانش‌آموزان دفتر یکسان تهیه می‌کند، گرماژ کاغذ را با راهنمای گرماژ دفتر انتخاب کنید. گرماژ پایین یعنی رد خودکار از پشت برگه. برای بسته‌های کلاس اول هم فهرست کلاس اولی مبنای خوبی است.
برای شرکتها و دفترهای فنی
در دفتر کار، سه قلم بیشترین سوءتفاهم را می‌سازند و هر سه با یک مشخصه‌ی ساده حل می‌شوند.
کاغذ را با گرماژ و کدورت بنویسید، نه با اسم بسته. راهنمای خرید کاغذ A4 می‌گوید چرا دو بسته‌ی هم‌نام روی دستگاه کپی دو رفتار دارند. منگنه و سوزن باید شماره‌ی هم را داشته باشند، که در راهنمای منگنه و پانچ توضیح داده شده است. برای میزهای تازه، راهنمای چراغ مطالعه و نظم میز کار کمک می‌کنند تجهیزات یک‌بارخرید درست انتخاب شوند. دفترهای فنی و مهندسی هم معمولاً ردیف‌های ابزار نقشه‌کشی را جدا می‌نویسند.
فهرست درخواست را چطور بنویسید
هر ردیف فهرست باید آن‌قدر دقیق باشد که دو فروشنده از رویش یک کالا را پیشنهاد بدهند. پنج قلم زیر برای هر ردیف کافی است:
- نام کالا با مشخصه‌ی فنی«کاغذ ۸۰ گرمی A4»، «سوزن منگنه شماره‌ی ۲۴/۶»، «خودکار نوک ۰٫۷».
- تعداد و واحدعدد، بسته یا کارتن، و اینکه این تعداد از کدام شمارش آمده.
- برند، فقط اگر مهم استاگر برند مهم نیست، ننویسید تا پیشنهاد بهتری روی میز بیاید.
- جایگزین هم‌مشخصهپذیرفته میشود یا نه. این یک خط، چند روز رفت‌وبرگشت را حذف می‌کند.
- مسئول پیگیرینام و شماره تماس کسی که پاسخ به او می‌رسد.
فهرست دقیق‌تر یعنی پاسخ دقیق‌تر و پیشفاکتور زودتر. اگر قلمی خاص می‌خواهید که در سایت نمی‌بینید، راهنمای سفارش ویژه را هم بخوانید.
درخواست خرید سازمانی را از کجا بفرستید
فهرست و اطلاعات فاکتور رسمی را از راه فرم تماس بفرستید و موضوع پیام را «خرید سازمانی و پیشفاکتور» بگذارید. همین یک موضوع، درخواست را مستقیم به میز خرید سازمانی میرساند.
ارسال درخواست پیش‌فاکتورموضوع پیام: خرید سازمانی و پیشفاکتور
اگر ترجیح می‌دهید کالا را پیش از سفارش ببینید، نشانی و ساعت کار فروشگاه حضوری روی سایت هست. درباره‌ی خود ما هم صفحه‌ی درباره‌ی ما و داستان گنج دانش را بخوانید.
