نظم میز کار: استند، جاقلمی و قاعده‌ی لمسِ روزانه

میزِ شلوغ معمولاً نتیجه‌ی کمبودِ وسیله‌ی نظم‌دهنده نیست؛ نتیجه‌ی نبودِ یک قاعده است. جاقلمیِ جدید بدونِ قاعده فقط شلوغی را مرتب‌تر نشان می‌دهد.

قاعده یک جمله است: هرچه روی میز می‌ماند باید روزانه لمس شود. هر چیزِ دیگری جایش کشو، قفسه یا کمد است. همین یک خط، بیشترِ تصمیم‌ها را جای تو می‌گیرد.

قاعده‌ی لمسِ روزانه در عمل

یک بار میز را کامل خالی کن. بعد فقط چیزی را برگردان که دیروز واقعاً به آن دست زده‌ای. باقی را در یک جعبه بگذار و جعبه را زیرِ میز نگه دار.

یک هفته بعد سراغِ جعبه برو. هر چیزی که در این هفت روز از جعبه بیرون نیامده، روی میز جایی ندارد. این ساده‌ترین آزمونِ ممکن است و هیچ خریدی لازم ندارد.

سه ناحیه‌ی میز

• ناحیه‌ی دست: شعاعِ حرکتِ دست بدونِ بلند شدنِ آرنج. مالِ چیزی است که ساعتی چند بار لازم می‌شود: قلمی که با آن می‌نویسی، دفترِ باز.
• ناحیه‌ی بازو: با دراز کردنِ دست می‌رسی. جای جاقلمی، تلفن، لیوان.
• ناحیه‌ی دورتر: باید بلند شوی یا بچرخی. جای استندِ مدارک، کتاب، و چراغ که فقط یک بار تنظیم می‌شود.

بیشترِ بی‌نظمی از این می‌آید که چیزهای ناحیه‌ی سوم توی ناحیه‌ی اول ولو شده‌اند.

ناحیه‌ی دست را برای دستِ غالبت خالی نگه دار. اگر راست‌دستی، سمتِ راستِ دفتر باید خالی باشد تا آرنج جا داشته باشد؛ جاقلمی و لیوان جایشان سمتِ مقابل است. همین یک جابه‌جایی، نصفِ برخوردهای روزانه با وسایل را حذف می‌کند.

جاقلمی: یک خانه یا چند خانه

جاقلمیِ یک‌خانه‌ی استوانه‌ای ساده و ارزان است، ولی وقتی بیش از پنج‌شش قلم داخلش باشد، پیدا کردنِ همان یکی وقت می‌گیرد و بقیه بیرون می‌ریزند.

جاقلمیِ چندخانه وقتی می‌ارزد که هر خانه یک نقشِ مشخص داشته باشد: نوشتنی، هایلایت و ماژیک، ابزار (قیچی و کاتر و خط‌کش). اگر نقش تعریف نکنی، چندخانه فقط شلوغیِ تفکیک‌شده است.

کاغذ را عمودی نگه دار

کاغذ روی میز اگر افقی روی هم انبار شود، فقط برگِ رویی دیده می‌شود و بقیه فراموش می‌شوند. استندِ عمودی همه‌ی پرونده‌ها را هم‌زمان در معرضِ دید می‌گذارد.

یک شرط دارد: سینی و استند باید تهِ روز یا تهِ هفته خالی شوند. سینی‌ای که هیچ‌وقت خالی نمی‌شود، به کشویی تبدیل شده که درِ آن باز است.

برای همین بهتر است تعدادِ خانه‌های استند از تعدادِ پرونده‌های واقعاً در جریان بیشتر نباشد. هر خانه‌ی خالیِ اضافه دیر یا زود پر می‌شود، و چیزی که داخلش می‌رود معمولاً همانی است که باید بایگانی یا دور ریخته می‌شد.

چراغ و سیم

چراغِ میز جزوِ همان ناحیه‌ی سوم است: یک بار درست بگذارش و دیگر جابه‌جایش نکن. جایش نسبت به دستِ نویسنده مهم است و در راهنمای خرید چراغ مطالعه توضیح داده شده؛ اگر میز کوچک است، فرمِ گیره‌ای سطحی از میز نمی‌گیرد و در انواع چراغ مطالعه آمده است.

سیم‌ها را از لبه‌ی پشتیِ میز عبور بده و به هم ببند. سیمِ آزاد روی میز هم شلوغی است هم خطرِ کشیده شدنِ چراغ.

بازبینیِ ماهانه

آخرِ هر ماه پنج دقیقه وقت بگذار: قلم‌های ننویس را دور بریز، ماژیکِ خشک را عوض کن، و هر چیزی را که یک ماه لمس نکرده‌ای از میز بردار. همین کار جلوی بازگشتِ شلوغی را می‌گیرد.

و اگر می‌خواهی میز جدا از نظم، ظاهرِ بهتری هم داشته باشد، رومیزی و تزیینی مرزِ نظم و شلوغی را باز می‌کند. برای دفترِ چندنفره هم چک‌لیست ملزومات اداری همین منطق را در مقیاسِ بزرگ‌تر دارد. اگر ملزوماتِ دفتر را یکجا سفارش می‌دهید، خرید سازمانی از گنج دانش را ببینید.