چطور برای دفتر کار خرید سازمانی کنیم
پنج قدم، از اندازهگیری مصرف تا نقطهی سفارش
خرید ملزومات دفتر معمولاً به یک نفر سپرده میشود که کار اصلیاش چیز دیگری است. نتیجهاش آشناست: کاغذ وسط هفته تمام میشود، کسی با تاکسی میرود و میخرد، فاکتورش رسمی نیست و حسابداری آن را قبول نمیکند.
خرید سازمانی یعنی همین چرخه را از حالت اضطراری بیرون بیاورید. پنج قدم دارد.
قدم اول: مصرف را اندازه بگیرید، حدس نزنید
پیش از هر سفارشی، یک ماه مصرف واقعی را بنویسید. سادهترین راه، شمردن موجودی در ابتدا و انتهای ماه است. تقریباً همیشه نتیجه با تصور اولیه فرق دارد: کاغذ A4 و تونر بیشتر از حدس مصرف میشوند و پوشه و زونکن کمتر.
این عدد پایهی همهچیز است — بدون آن، هر سفارش یا زیادی است یا کم.
قدم دوم: فهرست پایهی یک دفتر
برای یک دفتر دهنفره، فهرست پایه معمولاً این است:
- کاغذ A4، بر اساس مصرف ماهانهی چاپگر
- پوشه و زونکن بایگانی، به تعداد پروندههای فعال
- خودکار و مارکر وایتبرد — پرمصرفترین و پرگمشوندهترین قلم فهرست
- منگنه، سوزن منگنه، گیره و چسب
- دفتر یادداشت جلسه و کاغذ یادداشت چسبان
- ماشینحساب رومیزی برای واحد مالی
قدم سوم: تفاوت واقعی خرید عمده و خرده
تخفیف حجمی تنها بخشی از ماجراست. سه صرفهجویی دیگر معمولاً از خود تخفیف بزرگترند: حذف رفتوآمد، یکسان شدن اقلام (همهی خودکارها یک مدل، پس یک مغز یدک به درد همه میخورد)، و کم شدن دفعاتی که کار بهخاطر نبودن یک قلم میخوابد.
در مقابل، خرید عمده سرمایه را میخواباند و انبار میخواهد. قاعدهی ساده: برای اقلام مصرفی و ماندگار عمده بخرید، برای اقلامی که تاریخ انقضا یا مد دارند نه.
قدم چهارم: فاکتور رسمی از روز اول
اگر شرکت شما مشمول مالیات بر ارزش افزوده است، فاکتور رسمی را باید همان لحظهی خرید بخواهید، نه آخر سال. فاکتور رسمی نیاز به شناسهی ملی، کد اقتصادی و نشانی دقیق دارد؛ این اطلاعات را یک بار به فروشنده بدهید تا در سفارشهای بعدی تکرار نشود.
گنج دانش برای خریدهای سازمانی فاکتور رسمی صادر میکند. برای هماهنگی کافی است از صفحهی تماس با ما اقدام کنید.
قدم پنجم: نقطهی سفارش، نه سفارش اضطراری
برای هر قلم پرمصرف یک «نقطهی سفارش» تعیین کنید: عددی که وقتی موجودی به آن رسید، سفارش بعدی ثبت میشود. اگر تأمین سه روز طول میکشد و روزی یک بسته کاغذ مصرف میکنید، نقطهی سفارش شما چهار بسته است — سه روز مصرف بهعلاوهی یک بسته حاشیهی امن. مراحلِ ثبت و پیگیریِ سفارش در راهنمای سفارش از گنج دانش آمده است.
همین یک عدد، بیشتر خریدهای اضطراری را حذف میکند. اگر برای مدرسه یا آموزشگاه خرید میکنید، راهنمای لوازمالتحریر مدرسه فهرست تفصیلیتری دارد.
